Как уменьшить размер файла excel
Перейти к содержимому

Как уменьшить размер файла excel

  • автор:

Уменьшение размера файла в Microsoft Excel

При работе в Экселе некоторые таблицы достигают довольно внушительного размера. Это приводит к тому, что размер документа увеличивается, иногда достигая даже десятка мегабайт и более. Увеличение веса книги Excel приводит не только к увеличению занимаемого им места на жестком диске, но, что ещё более важно, к замедлению скорости выполнения различных действий и процессов в ней. Попросту говоря, при работе с таким документом программа Excel начинает тормозить. Поэтому актуальным становится вопрос оптимизации и сокращения размеров подобных книг. Давайте разберемся, как можно уменьшить размер файла в Экселе.

Процедура уменьшения размера книги

Оптимизировать разросшийся файл следует сразу по нескольким направлениям. Многие пользователи не догадываются, но зачастую книга Excel содержит много ненужной информации. Когда файл небольшой на это никто особого внимания не обращает, но если документ стал громоздким, нужно оптимизировать его по всем возможным параметрам.

Способ 1: уменьшение рабочего диапазона

Рабочий диапазон – это та область, действия в которой запоминает Excel. При пересчете документа программа пересчитывает все ячейки рабочей области. Но она не всегда соответствует тому диапазону, в котором действительно работает пользователь. Например, нечаянно поставленный пробел далеко внизу от таблицы расширит размер рабочего диапазона до того элемента, где этот пробел находится. Получается, что Эксель при пересчете каждый раз будет обрабатывать кучу пустых ячеек. Посмотрим, как можно устранить данную проблему на примере конкретной таблицы.

Таблица в Microsoft Excel

    Вначале взглянем на её вес перед оптимизацией, чтобы сравнить каковым он будет после выполнения процедуры. Это можно сделать, переместившись во вкладку «Файл». Переходим в раздел «Сведения». В правой части открывшегося окна указаны основные свойства книги. Первым же пунктом свойств является размер документа. Как видим, в нашем случае он составляет 56,5 килобайт.

Размер файла в сведениях о книге в Microsoft Excel

Конец рабочей области листа в Microsoft Excel

  • Прежде всего, следует выяснить, насколько реальная рабочая область листа отличается от той, которая действительно нужна пользователю. Это сделать довольно просто. Становимся в любую ячейку таблицы и набираем комбинацию клавиш Ctrl+End. Excel тут же перемещается к последней ячейке, которую программа считает конечным элементом рабочей области. Как видим, в конкретно нашем случае это строка 913383. Учитывая то, что реально таблица занимает только шесть первых строк, можно констатировать факт, что 913377 строчек являются, по сути, бесполезным грузом, который не только увеличивает размер файла, но, из-за постоянного пересчета всего диапазона программой при выполнении любого действия, приводит к замедлению работы над документом. Конечно, в реальности такой большой разрыв между фактическим рабочим диапазоном и тем, который за него принимает Excel, бывает довольно редко, и мы взяли такое большое количество строк для наглядности. Хотя, иногда бывают даже случаи, когда рабочей областью считается вся площадь листа.
  • Для того, чтобы устранить эту проблему, нужно удалить все строки, начиная от первой пустой и до самого конца листа. Для этого выделяем первую ячейку, которая находится сразу же под таблицей, и набираем сочетание клавиш Ctrl+Shift+стрелка вниз.

    Первая ячейка под таблицей в Microsoft Excel

    Переход к удалениюю строк до конца таблицы в Microsoft Excel

  • Как видим, после этого были выделены все элементы первого столбца, начиная от указанной ячейки и до конца таблицы. Затем щелкаем по содержимому правой кнопкой мыши. В открывшемся контекстном меню выбираем пункт «Удалить». Многие пользователи пытаются произвести удаление, нажав на кнопку Delete на клавиатуре, но это не правильно. Данное действие очищает содержимое ячеек, но не удаляет их сами. Поэтому в нашем случае оно не поможет.
  • После того, как мы выбрали пункт «Удалить…» в контекстном меню, открывается небольшое окошко удаления ячеек. Выставляем в нем переключатель в позицию «Строку» и щелкаем по кнопке «OK».

    Окошко удаления ячеек в Microsoft Excel

    Сохранение книги в Microsoft Excel

    Последняя ячейка рабочей области листа в Microsoft Excel

    Размер файла уменьшен в Microsoft Excel

    Если в книге несколько листов, с которыми вы работаете, нужно провести подобную процедуру с каждым из них. Это позволит ещё больше уменьшить размер документа.

    Способ 2: устранение избыточного форматирования

    Ещё одним важным фактором, который делает документ Excel более тяжелым, является избыточное форматирование. Сюда можно отнести применение различных видов шрифтов, границ, числовых форматов, но в первую очередь это касается заливки ячеек различными цветами. Так что перед тем, как дополнительно отформатировать файл, нужно дважды подумать, а обязательно ли стоит это делать или без данной процедуры можно легко обойтись.

    Особенно это касается книг, содержащих большое количество информации, которые сами по себе уже имеют немалый размер. Добавление форматирования в книгу может увеличить её вес даже в несколько раз. Поэтому нужно выбрать «золотую» середину между наглядностью представления информации в документе и размером файла, применять форматирование только там, где оно действительно необходимо.

    Файл с излишним форматирование в Microsoft Excel

    Ещё одним фактором, связанным с форматированием, утяжеляющим вес, является то, что некоторые пользователи предпочитают отформатировать ячейки «с запасом». То есть, они форматируют не только саму таблицу, но и диапазон, который находится под ней, иногда даже до конца листа, с расчетом на то, что, когда в таблицу будут добавляться новые строки, не нужно будет каждый раз форматировать их снова.

    Но неизвестно, когда именно будут добавляться новые строки и как много их добавится, а таким предварительным форматированием вы утяжелите файл уже прямо сейчас, что отрицательно также скажется и на скорости работы с данным документом. Поэтому, если вы и применили форматирование к пустым ячейкам, не входящим в таблицу, то его обязательно следует убрать.

    Форматирование пустых ячеек в Microsoft Excel

      Прежде всего, нужно выделить все ячейки, которые расположены ниже диапазона с данными. Для этого кликаем по номеру первой пустой строки на вертикальной панели координат. Выделяется вся строчка. После этого применяем уже знакомую нам комбинацию горячих клавиш Ctrl+Shift+стрелка вниз.

    Выделение строки в Microsoft Excel

    Очистка форматов в Microsoft Excel

    Избыточное форматирование удалено в Microsoft Excel

    Удаление избыточного форматировани в таблице в Microsoft Excel

    Излишнее форматирование в таблице удалено в Microsoft Excel

    Таблица с обновленным форматированием в Microsoft Excel

    Вышеописанные действия помогут существенно уменьшить размер книги Excel и ускорить работу в ней. Но лучше изначально использовать форматирование только там, где оно по-настоящему уместно и необходимо, чем потом тратить время на оптимизацию документа.

    Способ 3: удаление ссылок

    В некоторых документах очень большое количество ссылок, откуда подтягиваются значения. Это тоже может серьезно тормозить скорость работы в них. Особенно сильно на этот показать влияют внешние ссылки на другие книги, хотя и внутренние ссылки тоже негативно отражаются на быстродействии. Если источник, откуда ссылка берет информацию, не является постоянно обновляемым, то есть, смысл заменить ссылочные адреса в ячейках на обычные значения. Это способно увеличить скорость работы с документом. Посмотреть, ссылка или значение находится в конкретной ячейке, можно в строке формул после выделения элемента.

    Ссылка в Microsoft Excel

    Копирование данных в Microsoft Excel

    1. Выделяем область, в которой содержатся ссылки. Находясь во вкладке «Главная», щелкаем по кнопке «Копировать» которая расположена на ленте в группе настроек «Буфер обмена». В качестве альтернативы после выделения диапазона можно использовать сочетание горячих клавиш Ctrl+C.
    2. После того, как скопировали данные, не снимаем выделения с области, а кликаем по ней правой кнопкой мыши. Производится запуск контекстного меню. В нем в блоке «Параметры вставки» нужно произвести щелчок по значку «Значения». Он имеет вид пиктограммы с изображенными цифрами.

    Вставка значений через контекстное меню в Microsoft Excel

    Значения вставленыв Microsoft Excel

    Но нужно помнить, что этот вариант оптимизации книги Excel не всегда приемлем. Его можно применять только тогда, когда данные из первоисточника не являются динамическими, то есть, не изменятся со временем.

    Способ 4: изменения формата

    Ещё одним способом существенно сократить размер файла является изменение его формата. Этот способ, наверное, больше всех остальных помогает сжать книгу, хотя и выше представленными вариантами тоже нужно пользоваться в комплексе.

    В Экселе существуют несколько «родных» форматов файлов – xls, xlsx, xlsm, xlsb. Формат xls являлся базовым расширением для программы версии Excel 2003 и ранее. Он является уже устаревшим, но, тем не мене, многими пользователями продолжает до сих пор применяться. К тому же, бывают случаи, когда приходится возвращаться к работе со старыми файлами, которые были созданы много лет назад ещё во времена отсутствия современных форматов. Не говоря уже о том, что с книгами с данным расширением работают многие сторонние программы, которые не умеют обрабатывать более поздние варианты документов Excel.

    Нужно отметить, что книга с расширением xls имеет гораздо больший размер, чем современный её аналог формата xlsx, который в нынешнее время Эксель использует, как главный. В первую очередь, это связано с тем, что файлы xlsx, по сути, являются сжатыми архивами. Поэтому, если вы используете расширение xls, но желаете уменьшить вес книги, то это можно сделать просто пересохранив её в формате xlsx.

      Для конвертирования документа из формата xls в формат xlsx переходим во вкладку «Файл».

    Переход во вкладку Файл в Microsoft Excel

    Переход к сохранению файла в Microsoft Excel

    Сохранение файла в Microsoft Excel

    Размер файла в формате xlsx в Microsoft Excel

    Кроме того, в Экселе существует ещё один современный формат xlsb или двоичная книга. В нем документ сохраняется в бинарной кодировке. Эти файлы весят ещё меньше, чем книги в формате xlsx. К тому же, язык, на котором они записаны, ближе всего для программы Excel. Поэтому она работает с такими книгами быстрее, чем с любым другим расширением. При этом книга указанного формата по функциональности и возможностям применения различных инструментов (форматирование, функции, графики и т.д.) ни в чем не уступает формату xlsx и превосходит формат xls.

    Основная причина, почему xlsb не стал форматом по умолчанию в Excel, заключается в том, что с ним практически не умеют работать сторонние программы. Например, если вам нужно будет экспортировать информацию из Excel в программу 1C, то это можно будет сделать с документами xlsx или xls, но не с xlsb. Но, если вы не планируете перенос данных ни в какую-то стороннюю программу, то смело можете сохранять документ в формате xlsb. Это позволит вам уменьшить размер документа и увеличит скорость работы в нем.

    Процедура сохранения файла в расширении xlsb аналогична той, какую мы проделывали для расширения xlsx. Во вкладке «Файл» кликаем по пункту «Сохранить как…». В открывшемся окне сохранения в поле «Тип файла» нужно выбрать вариант «Двоичная книга Excel (*.xlsb)». Затем щелкаем по кнопке «Сохранить».

    Сохранение файла в Microsoft Excel в формате xlsb

    Смотрим на вес документа в разделе «Сведения». Как видим, он уменьшился ещё больше и теперь составляет всего 11,6 Кбайт.

    Размер файла в формате xlsb в Microsoft Excel

    Подводя общие итоги, можно сказать, что если вы работает с файлом в формате xls, то наиболее эффективным способом уменьшить его размер является пересохранение в современных форматах xlsx или xlsb. Если же вы уже используете данные расширения файлов, то для уменьшения их веса следует правильно настроить рабочую область, убрать избыточное форматирование и ненужные ссылки. Наибольшую отдачу вы получите, если произведете все эти действия в комплексе, а не ограничитесь только одним вариантом.

    Максим Тютюшев Вам помогли мои советы?

    Как уменьшить размер файла Excel

    При работе с файлами Excel, может сложиться ситуация, когда файл неожиданно стал весить непростительно много мегабайт, в этой статье мы рассмотрим основные методы, как возможно уменьшить размер файла Excel.

    Способ 1. Удаление лишних строк в Excel

    Итак, у нас есть файл из нескольких строк, который вдруг начал тормозить и весить десятки мегабайт. Самая распространенная причина – это лишние строки. Формат файла Excel устроен таким образом, что он сохраняет информацию о всех ячейках, в которых есть какие либо данные, в том числе информация о форматировании ячейки.

    Нажмите комбинацию клавиш Ctrl+End, что бы переместиться в конец области с данными. Если вы переместились на строку, в которой нет нужной вам информации, то их можно удалить.

    Для этого выделите строку, кликнув на ее номер левой клавишей мышки:

    Далее нажмите клавишу Shift и удерживая ее, кликните на номер строки, находящейся сразу под вашей таблицей. Таким образом вы выделите лишний диапазон строк, которые нужно удалить:

    Далее нажмите правой кнопкой мыши в любом месте выделенного диапазона и выберите команду «Удалить».

    Теперь сохраните файл, его размер должен значительно уменьшится.

    Способ 2. Удаление скрытых имен в Excel

    Еще одной причиной излишнего размера файла, является наличие скрытых имен. Обычно это происходит, когда вы копируете лист из другого файла, где они уже есть, таким образом они копируются в ваш файл.

    Что бы удалить скрытые имена, вам понадобится следующий макрос:

    Sub DeleteHiddenNames()
    Dim n As Name
    Dim Count As Integer
    On Error Resume Next
    For Each n In ActiveWorkbook.Names
    If Not n.Visible Then
    n.Delete
    Count = Count + 1
    End If
    Next n
    MsgBox «Скрытые имена в количестве » & Count & » удалены»
    End Sub

    Запустите его и подождите выполнения. После этого сохраните файл и оцените результат.

    Как уменьшить размер файла Excel

    Если вы не умеете работать с макросами, то прочитайте нашу статью «Как удалить скрытые имена в Excel», в ней все подробно описано.

    Способ 3. Удаление лишних стилей в Excel

    Как и в случае со скрытыми именами, при копировании листов из других файлов, в ваш файл могут попасть стили, которые вы не используете, но они увеличивают размер файла.

    Для того, чтобы их удалить воспользуйтесь следующим макросом:

    Sub StyleKiller()
    Dim N As Long, i As Long
    With ActiveWorkbook
    N = .Styles.Count
    For i = N To 1 Step -1
    If Not .Styles(i).BuiltIn Then .Styles(i).Delete
    Next i
    End With
    MsgBox («Лишние стили удалены»)
    End Sub

    Запустите его, дождитесь окончания выполнения, сохраните файл.

    Как уменьшить размер файла Excel

    Если вы не знакомы с макросами, то прочитайте нашу статью «Как удалить лишние стили в Excel», в ней мы подробно описали, что надо делать.

    Способ 4. Уменьшение размера рисунка в Excel

    Вы вставили рисунок в Excel и файл неожиданно стал весить слишком много. Это можно исправить изменением этого рисунка.

    Для этого нажмите на рисунок, далее на вкладке «Формат» выберите команду «Сжать рисунки»:

    В открывшемся диалоговом окне выберите то качество рисунка, которое подходит для вашей задачи. Чем ниже качество, тем меньше будет весить рисунок:

    Как уменьшить размер файла Excel

    При работе с таблицами в программе Excel неизбежно возникает необходимость уменьшить размер файлов. Большие файлы могут вызывать неудобства при передаче по электронной почте или загрузке на веб-сайты. Кроме того, заполнение диска большим количеством данных может замедлять работу компьютера.

    Для уменьшения размера файла Excel можно использовать несколько эффективных методов. В этой статье мы рассмотрим пять основных способов, которые позволят сократить объем данных и сделать файл более компактным.

    1. Удаление лишних столбцов и строк.

    Один из простых способов уменьшить размер файла Excel — удалить все ненужные столбцы и строки. В зависимости от объема данных, это может существенно сократить размер файла. Для удаления лишних столбцов и строк можно воспользоваться функцией «Вырезать» или просто удалить их выбрав нужные ячейки и нажав клавишу «Delete».

    2. Сокращение формул.

    Если ваш файл Excel содержит множество формул, можно попытаться сократить их использование. Вместо сложных формул можно использовать простые математические операции. Кроме того, можно попытаться заменить формулы значениями или использовать ссылки на другие ячейки вместо повторения формулы для каждой ячейки.

    3. Удаление скрытых данных.

    Ваш файл Excel может содержать скрытые данные, которые могут увеличивать его размер. Такие данные могут быть невидимыми для пользователя, но все равно занимать место на диске. Чтобы удалить скрытые данные, можно воспользоваться функцией «Поиск и замена» и удалить все скрытые ячейки.

    4. Сокращение числа форматов.

    Как правило, файлы Excel содержат различные форматы для ячеек, такие как числовые, текстовые, даты и т. д. Отмеченное типами данных может существенно увеличивать размер файла. Чтобы сократить размер файла, рекомендуется использовать наиболее необходимые форматы ячеек и избегать избыточности.

    5. Использование сжатия и безопасного режима.

    Excel предлагает возможность сжимать файлы для уменьшения их размера. В меню «Файл» выберите «Сохранить как», а затем выберите «Упаковать и отправить» и «Сжатие по умолчанию». Кроме того, можно использовать безопасный режим, который удаляет все ненужные элементы и снижает размер файла.

    С помощью этих пяти эффективных способов вы сможете значительно уменьшить размер файлов Excel и сделать их более легкими в использовании и передаче.

    Удалить лишние данные

    • Удалите пустые строки и столбцы. Если в таблице есть пустые строки или столбцы, можно без проблем их удалить. Для этого выделяйте столбцы или строки, которые вы хотите удалить, и нажмите правую кнопку мыши. Затем выберите пункт «Удалить» в контекстном меню.
    • Удалите скрытые строки и столбцы. Если в таблице есть скрытые строки или столбцы, они также занимают место на диске. Чтобы удалить их, выберите пункт «Просмотреть» в верхнем меню Excel. Затем уберите галочку у опции «Скрытые» и найдите скрытые строки или столбцы, которые вы хотите удалить.
    • Удалите форматирование. Иногда в таблице содержится много форматирования, которое делает размер файла Excel намного больше. Если форматирование вам не нужно, вы можете его удалить. Выделите нужные столбцы или строки, нажмите правую кнопку мыши и выберите пункт «Очистить». Затем выберите пункт «Форматирование».
    • Удалите формулы. Если в таблице присутствуют сложные формулы, они могут занимать много места. Если вам не нужны результаты этих формул, вы можете их удалить. Для этого выделите нужные столбцы или строки, нажмите правую кнопку мыши и выберите пункт «Копировать». Затем вставьте значения в другое место и удалите исходные данные с формулами.
    • Удалите дополнительные листы. Если в файле Excel содержатся дополнительные листы, которые вам не нужны, вы можете их удалить. Щелкните правой кнопкой мыши на название листа и выберите пункт «Удалить».

    Помните, что перед удалением любых данных всегда рекомендуется сделать резервную копию файла. Необходимо быть осторожным, чтобы не удалить важные данные.

    Использовать форматирование ячеек

    При форматировании ячеек можно использовать следующие подходы:

    1. Форматирование чисел. Если вам не требуется точность до определенного знака после запятой, можно ограничить количество десятичных знаков. Например, если вам нужно хранить только целые числа, можно применить формат «Число» без десятичных знаков.

    2. Форматирование текста. Вместо хранения текста с лишними пробелами или символами переноса строки, можно использовать автоподбор ширины столбца или объединение ячеек. Это позволит сократить количество символов и, как следствие, размер файла.

    3. Скрытие ненужных столбцов и строк. Если вам не требуется отображение определенных столбцов или строк, их можно скрыть. Это позволит сократить объем данных, которые хранятся в файле.

    4. Использование условного форматирования. Условное форматирование позволяет изменять внешний вид ячеек в зависимости от заданных условий. Например, вы можете выделить ячейку красным цветом, если значение в ней превышает определенный порог. Это позволяет более компактно представить данные.

    5. Ограничение количества формул. Формулы могут занимать большой объем данных в файле. Поэтому, если возможно, стоит ограничить их количество и использовать более эффективные способы вычислений. Например, можно заменить сложные формулы на значения, рассчитанные заранее.

    Использование форматирования ячеек позволяет существенно сократить размер файла Excel, не утратив при этом необходимую информацию. Выбрав подходящие методы форматирования, вы можете значительно улучшить производительность и удобство работы с файлом.

    Уменьшить количество формул

    • Пересмотрите необходимость каждой формулы. Если вы обнаружите формулы, которые больше не используются или не являются важными для вашей работы, удалите их.
    • Сократите использование сложных формул. Вместо длинных формул, пытайтесь использовать более простые и понятные формулы.
    • Используйте ссылки на ячейки вместо повторного написания одной и той же формулы в нескольких ячейках. Это позволит уменьшить количество формул и сделать файл более компактным.
    • Воспользуйтесь функциями Excel, которые позволяют вам объединять и агрегировать данные, такие как SUM, AVERAGE, COUNT и др. Это может сократить использование отдельных формул для каждой ячейки.
    • Если у вас есть макросы, проверьте их на наличие избыточных формул. Возможно, некоторые из них уже не нужны и могут быть удалены.

    Сокращение количества формул в файле Excel поможет не только уменьшить его размер, но и повысить производительность работы с ним. Попробуйте применить эти рекомендации и убедитесь в их эффективности!

    Сжать изображения

    Существует несколько способов сжатия изображений в Excel, которые можно использовать:

    1 Сжатие изображений перед вставкой
    2 Использование формата изображения с меньшим размером
    3 Установка опций сжатия при сохранении файла
    4 Использование специальных программ для сжатия изображений
    5 Удаление изображений, которые не являются необходимыми

    Сжатие изображений перед вставкой является наиболее эффективным способом уменьшения размера файла. При вставке изображения в Excel вы можете выбрать опцию «Сжатый (картинка будет менее четкой)» в диалоговом окне вставки. Это позволит сжать изображение без значительной потери качества.

    Также вы можете использовать форматы изображений с меньшим размером, такие как JPEG или PNG, вместо формата BMP, который обычно имеет большой размер.

    При сохранении файла Excel вы можете установить опции сжатия, чтобы уменьшить размер всех включенных изображений. Для этого выберите пункт «Сохранить как» в меню «Файл», затем выберите формат файла и установите уровень сжатия изображений.

    Если ни один из указанных выше методов не дает достаточного результата, вы можете воспользоваться специальными программами для сжатия изображений, такими как Adobe Photoshop или онлайн-сервисы.

    Наконец, удаление изображений, которые не являются необходимыми, может значительно сократить размер файла. Прежде чем удалить изображение, убедитесь, что оно действительно больше не нужно в файле.

    Сжатие изображений является важным шагом для уменьшения размера файла Excel. Путем применения этих методов вы можете существенно снизить размер файла и улучшить его работу.

    Оптимизировать макросы

    Для оптимизации макросов можно использовать следующие подходы:

    1. Удаление неиспользуемого кода: Проверьте макросы на наличие неиспользуемого кода и удалите его. Неиспользуемый код может содержаться в условных выражениях, которые уже не применяются в файле. Удаление такого кода поможет сократить размер файла.
    2. Использование оптимизированных команд: Если вы используете циклы или условия в макросах, убедитесь, что они написаны наиболее оптимальным способом. Например, используйте команду For Each для перебора элементов вместо команды For i = 1 to N. Это позволит сократить время выполнения макросов и уменьшить размер файла.
    3. Ограничение использования переменных: При работе с макросами старайтесь использовать наименьшее число переменных и объединять их при необходимости. Чем меньше переменных вы используете, тем меньше места они займут в файле.
    4. Устранение ненужных форматирований: Если ваш макрос выполняет задачи по форматированию ячеек или диапазонов, проверьте, есть ли в нем ненужные команды форматирования. Иногда они могут быть добавлены случайно и не использоваться. Удаление ненужного форматирования поможет снизить размер файла.
    5. Использование функций вместо макросов: Если возможно, рассмотрите возможность замены макросов на формулы или функции Excel. Формулы и функции занимают меньше места в файле, чем макросы, и могут быть более эффективными в выполнении некоторых задач.

    Оптимизация макросов может значительно снизить размер файла Excel и улучшить его производительность. Проверьте ваш файл на наличие неиспользуемого кода, используйте оптимальные команды, ограничивайте количество переменных, устраните ненужное форматирование и рассмотрите возможность замены макросов на функции. Эти простые шаги помогут вам получить более компактный и быстрый файл Excel.

    Сократить работу с макетами

    Для того чтобы уменьшить размер файла, следует использовать только необходимые макеты и переопределить их стили, удалив ненужные форматирования. Также можно убрать из макетов скрытые строки и столбцы, не относящиеся к вашим данным.

    Однако не забывайте сохранить копию исходного файла с макетом, на случай если вы захотите вернуться к нему в будущем.

    Другой способ сократить работу с макетами – это использование шаблонов. Шаблоны представляют собой заранее созданные файлы с заданным форматированием и структурой таблицы. Вы можете использовать шаблон, чтобы быстро создать новый файл с нужными настройками, избегая необходимости вручную создавать макет каждый раз.

    Шаблоны могут содержать готовые формулы, стили и форматирование, что позволяет сократить время на создание новых файлов. Вы также можете настроить свои собственные шаблоны, чтобы они отвечали вашим специфическим потребностям и предпочтениям.

    Кроме того, существуют онлайн-сервисы и программы, специально разработанные для создания и использования макетов и шаблонов в Excel. Они предлагают большое количество готовых макетов и шаблонов для различных типов таблиц, что позволяет еще больше оптимизировать ваши файлы.

    Использование макетов и шаблонов в Excel поможет сократить размер файлов и сэкономить время при создании новых таблиц.

    Уменьшение размера файлов электронных таблиц Excel

    Если размер файла электронной таблицы слишком велик, воспользуйтесь приведенными ниже советами, чтобы сделать ее более управляемой.

    Сохранение электронной таблицы в двоичном формате (XSLB)

    Вы можете уменьшить размер файла, сохранив электронную таблицу в виде двоичной книги (XSLB) вместо формата по умолчанию (XSLX). Формат по умолчанию основан на XML, что важно, если вы используете данные со сторонними программами, так как XML является открытым стандартом. Однако для большинства целей двоичный формат является достаточным и сохраняется в файле меньшего размера.

    1. Перейдите в раздел Параметры >файлов >Сохранить.
    2. В разделе Сохранить книги в списке Сохранить файлы в этом формате выберите Excel Binary Workbook.

    Сохранение в двоичном формате

    Этот параметр задает двоичный формат по умолчанию. Если вы хотите сохранить по умолчанию книгу Excel (.xlsx), но сохранить текущий файл в виде двоичного файла, выберите параметр в диалоговом окне Сохранить как.

    Примечание: Если файл находится в библиотеке SharePoint, параметр Сохранить как может не отображаться. В этом случае можно сохранить копию на локальном диске, сохранить ее в виде двоичного файла, а затем заменить исходный файл новым двоичным файлом.

    1. Перейдите в раздел Файл >Сохранить как, и если вы сохраняете файл впервые, выберите расположение.
    2. В списке типов файлов выберите Excel Binary Workbook (*.xlsb).

    Сохранить как двоичную книгу Excel

    Сохранение электронной таблицы в двоичном формате (XSLB)

    Вы можете уменьшить размер файла, сохранив электронную таблицу в виде двоичной книги (XSLB) вместо формата по умолчанию (XSLX). Формат по умолчанию основан на XML, что важно, если вы используете данные со сторонними программами, так как XML является открытым стандартом. Однако для большинства целей двоичный формат является достаточным и сохраняется в файле меньшего размера.

    1. Перейдите в раздел Параметры >файлов >Сохранить.
    2. В разделе Сохранить книги в списке Сохранить файлы в этом формате выберите Excel Binary Workbook.

    Этот параметр задает двоичный формат по умолчанию.

    Если вы хотите сохранить книгу Excel по умолчанию (.xlsx), но сохранить текущий файл в виде двоичного файла, выберите параметр в диалоговом окне Сохранить как:

    1. Выберите Файл >Сохранить как.
    2. В списке Тип файла выберите Excel Binary Workbook (*.xlsb).

    Уменьшение количества листов

    Если у вас есть листы с данными, которые вы не используете и не содержат никаких формул, которые вы используете, удалите их из электронной таблицы.

    Чем больше точек данных в книге, тем больше размер файла. Удаление неиспользуемых данных приведет к уменьшению размера файла.

    Сохранение изображений с более низким разрешением

    1. Откройте меню Файл, выберите раздел Параметры, а затем — Дополнительно.
    2. В разделе Размер и качество изображения выполните следующие действия.
      • Выберите Отменить редактирование данных. Этот параметр удаляет сохраненные данные, которые используются для восстановления образа в исходное состояние после его изменения. Обратите внимание, что при удалении данных редактирования вы не сможете восстановить изображение.
      • Убедитесь, что параметр Не сжимать изображения в файле не выбран.
      • В списке Разрешение по умолчанию выберите разрешение 150ppi или ниже. В большинстве случаев разрешение не требуется выше этого.

    Параметры размера и качества изображения

    Сжатие рисунков

    1. Выберите рисунок в документе. На ленте появится вкладка Формат рисунка .
    2. На вкладке Формат рисунка в группе Настройка выберите Сжатие рисунков.
    3. В разделе Параметры сжатия выполните следующие действия.
      • Чтобы сжать все изображения в файле, снимите флажок Применить только к этому рисунку. Если этот параметр выбран, внесенные здесь изменения повлияют только на выбранный рисунок.
      • Выберите Удалить обрезанные области рисунков. Этот параметр удаляет обрезанные данные рисунка, но обратите внимание, что вы не сможете восстановить их.
    4. В разделе Разрешение выполните следующие действия.
      • Выберите Использовать разрешение по умолчанию.

    Параметры сжатия рисунков

    Не сохраняйте кэш сводки с файлом

    Если электронная таблица содержит сводную таблицу, вы можете уменьшить размер файла, не сохраняя исходный кэш данных сводной таблицы вместе с файлом и обновляя кэш данных при открытии электронной таблицы.

    1. Выберите любую ячейку в сводной таблице.
    2. На вкладке Анализ сводной таблицы в группе Сводная таблица выберите Параметры.
    3. В диалоговом окне Параметры сводной таблицы выберите вкладку Данные и выполните следующие действия.
    4. Снимите флажок Сохранить исходные данные с помощью файла.
    5. При открытии файла выберите Обновить данные.

  • Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *