Код эдо 3 проверьте что имя файла соответствует регламенту
Перейти к содержимому

Код эдо 3 проверьте что имя файла соответствует регламенту

  • автор:

Как настроить УПД в ЭДО

diadoc

Универсальный передаточный документ (УПД) — многофункциональный документ. Он совмещает первичный документ и счет-фактуру (СФ). Если раньше нужно было предоставлять клиенту ряд документов — первичные и счет-фактуру, то УПД заменяет их, обладая той же юридической силой.

Таким образом, универсальный передаточный документ совмещает информацию из первичных документов и счета-фактуры. Это позволяет снизить объем документооборота и временные затраты.

С точки зрения законодательства правила заполнения и оформления УПД регламентированы письмом ФНС РФ № ММВ-20-3/96 от 21.10.2013. В письме указаны рекомендованные положения по формату, содержанию и список операций, где возможно использовать УПД. Согласно письму, УПД приравнивается к первичному учетному документу.

Форма УПД прописана в порядке рекомендации, поэтому в документ можно включать дополнительную информацию, которая определяется типом хозяйственной операции.

УПД

Когда используют УПД

Форму универсальной первичной документации могут использовать большинство компаний, в том числе индивидуальные предприниматели.

Кто обычно применяет:

  • Компании со специальным налоговым режимом и освобожденные от уплаты НДС. Такие организации часто заменяют первичку на УПД, что помогает подтверждать расходы.
  • Поставщики товаров и услуг. Импортер товара вправе использовать УПД вместо СФ и накладной.
  • Покупатели. Счет-фактуру, который нужен для оформления налогового вычета, допустимо поменять на УПД.

Как можно использовать УПД:

  • Заменить пакет документов: счет-фактура + первичный документ.
  • В качестве первичного учетного документа.

УПД в электронном документообороте

Формат электронного УПД утвержден Приказом ФНС РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@. Электронный УПД шире по функциональности по сравнению с бумажным — его можно использовать и как счет-фактуру. В бумажном документообороте это не предусмотрено.

Как через ЭДО отправить УПД:

1. Определить тип УПД.

2. Вписать соответствующие реквизиты, так как они обусловлены типом документа.

3. Указать контрагента из списка и отправить ему УПД через ЭДО на подписание.

Плюсы электронного документа: не занимает место, не требует печати на бумаги и ручной подписи. Для отправки УПД по ЭДО понадобится выбрать оператора и начать работать в системе электронного документооборота.

Электронные УПД используются в работе с маркированной продукцией — в универсальных передаточных документах должны быть указаны коды маркировки, совпадающие с данными на товаре. Когда поставщик и покупатель подписывают документы, информация о праве передачи собственности на продукцию направляется в систему маркировки Честный ЗНАК.

Статусы УПД в электронном документообороте

Документы УПД в ЭДО могут иметь разные статусы:

  • Счет-фактура — обозначают СЧФ.
  • Первичный документ — обозначают ДОП. Он используется как аналог ТОРГ-12 и акта.
  • Пакет счет-фактура вместе с первичным документом. Обозначается СЧФДОП.

Статус выбирается непосредственно перед заполнением реквизитов. Он него зависит, кто будет подписывать документы. Если выбрать СЧФДОП и ДОП, подпись оставляют оба участника документооборота. СЧФ подписывает исключительно отправитель.

Отправляйте универсальные передаточные документы в Диадоке

Изменения с 2021 года

После 1 июля 2021 в статье 169 Налогового кодекса России обозначили правила оформления счета-фактуры и предложили обновленную форму. Скачивают образец УПД через ЭДО обычно на сайте ФНС.

Форму счета-фактуры обновили Постановлением Правительства РФ от 2 апреля 2021 г. № 534. Добавились пункты:

  • строка 5а для информации о получении работ либо отгрузке товаров;
  • графа 11 — номер декларации на единицы товаров;
  • графы 12 и 12а — единицы измерения товаров.

Как перейти на УПД

Чтобы осуществлять передачу УПД через ЭДО, нужно зафиксировать работу с универсальными документами. Для этого необходимо:

1. Составить список операций, где будет использоваться УПД.

2. Подготовить приказ о форме документов.

3. Выбрать сотрудников, которые будут оформлять и подписывать документы.

4. Договориться с партнерами об использовании УПД.

Загрузка и выгрузка УПД в Диадоке

Разберем, как загрузить УПД в Контур.Диадок. Чтобы создать универсальный передаточный документ, следуйте инструкции:

1. Авторизуйтесь в Диадоке и перейдите в раздел «Документы».

2. Нажмите кнопку «Новый документ».

Загрузка и выгрузка УПД в Диадоке

3. Определите способ создания УПД:

  • Создать вручную. В списке «Редактор» нужно выбрать «УПД» и заполнить поля на открывшейся странице. После заполнения полей нажмите на кнопку «Перейти к отправке».
  • Загрузить готовый УПД. Нажмите на ссылку «Загрузите с компьютера», выберите файл.

4. Откроется окно, где будут указаны контрагент, название файла, размер, сумма по документу и НДС. Здесь можно добавить комментарий к УПД. Если название контрагента не заполнено автоматически, выберите его из списка или с помощью поиска.

Загрузка и выгрузка УПД в Диадоке

Обратите внимание: файлы с УПД в Диадок можно загрузить только в установленном формате XML. Для этого создайте документ с помощью других программ.

После загрузки Диадок проверяет файл на соответствие формату и подтягивает данные: номер, дату, суммы. При необходимости их можно изменить. Для этого нажмите на ссылку с названием файла и выберите «Редактировать».

Если файл с УПД не соответствует установленному формату, сервис сообщит об этом и отправит УПД как неформализованный документ, что не соответствует регламенту обмена УПД (Приказ Минфина РФ от 05.02.2021 № 14Н).

Дополнительные возможности при создании или загрузке УПД в Диадок

  • Если после загрузки файла необходимо изменить получателя, нажмите на получателя в поле «Отправить», введите название или ИНН.
  • Если у получателя несколько подразделений, выберите из раскрывающегося списка нужное — туда будут отправлены документы.
  • Если нужно добавить файлы, нажмите на ссылку «Загрузить еще» или «Создать документ».
  • Несколько документов можно объединить в пакет. Для этого установите флажок «Объединить все документы в один пакет».
  • Документы можно сохранить как черновик до отправки с помощью ссылки «Сохранить в черновиках».
  • Если нужно удалить загруженный документ, нажмите на крестик в строке документа.

Работайте с универсальными передаточными документами в Диадоке

Отправка УПД

Мы рассмотрели, как создать или загрузить УПД, теперь разберем, как через Диадок отправить УПД в XML.

После выбора получателя и добавления необходимых документов нажмите «Подписать и отправить». Если кнопка недоступна, значит нужно выбрать сертификат для подписания с помощью соответствующей ссылки. После этого УПД будет отправлен и перемещен в папку «Исходящие».

Еще кнопка «Подписать и отправить» может быть недоступна, если не заполнены полномочия. В таком случае в строке «Полномочия» появится сообщение: «Требуется заполнить для подписания и отправки» и ссылка «Заполнить». Кликните по ней и введите данные. После можно отправить УПД.

УПД должен пройти все этапы документооборота, как и счет-фактура. Статус отображается на странице просмотра документа.

После завершения документооборота УПД, который содержит информацию о маркированных товарах, передается в систему Честный ЗНАК при настроенном сервисе Диадока.

Выгрузка УПД в XML в Диадоке

Разберем, как выгрузить УПД в формате XML из Диадока.

Чаще всего под выгрузкой понимают перемещение большого количества файлов из одной системы в другую, например, из Диадока в учетную систему организации. В таком случае документы массово выгружают, используя интеграционное решение сервиса ЭДО.

Если нужно выгрузить документ вручную, следуйте алгоритму:

1. Перейдите в исходный УПД.

2. Нажмите кнопку «Скачать».

3. Выберите формат. По умолчанию в Диадоке будет XML.

Кроме того, можно массово выгрузить документы. Для этого:

1. Поставьте галочки напротив нужных УПД в списке документов.

2. Нажмите кнопку «Скачать».

3. Выберите формат.

4. Скачается архив с документами в формате XML.

Итак, в статье мы разобрали, как работать с универсальным передаточным документом в ЭДО. Если вы будете создавать УПД в редакторе Диадока, просто заполните нужные поля — сервис учитывает все законодательные требования. При загрузке файла с компьютера убедитесь, что он соответствует утвержденному ФНС формату. Переход на электронный УПД поможет вам сэкономить на бумаге, освободить место для хранения и оптимизировать работу с документами.

Подключитесь к Диадоку, переходите на электронные УПД, чтобы упростить документооборот

Маркировка и ЭДО. Как проверить статус электронного документа и исправить ошибки

Все участники оборота маркированных товаров должны передавать сведения в Честный ЗНАК через ЭДО. При этом важно, чтобы код, который нанесен на товар, соответствовал коду, который был указан в электронном документе, отправленном в ЦРПТ. Иначе компании, которая допустила нарушение, грозит штраф.

Разберем, как электронный документ проходит обработку в ЦРПТ, как проверить его статус и исправить ошибки.

Этапы обработки электронного документа

Участники оборота маркированных товаров передают в Честный ЗНАК через своего оператора ЭДО три типа электронных документов:

  • универсальный передаточный документ (УПД);
  • исправленный универсальный передаточный документ (УПДи);
  • универсальный корректировочный документ (УКД).

Каждый документ содержит информацию о маркированных товарах и должен содержать подписи двух сторон: продавца и покупателя.

Процедура передачи документа состоит из нескольких этапов:

  1. Отправка в Честный ЗНАК (система фиксирует факт принятия документа).
  2. Проверка (система проверяет код документа на валидность).
  3. Обработка документа согласно его товарной категории.
  4. Присвоение итогового статуса.

Как проверить итоговый статус

Каждый клиент сервиса “Платформа ЭДО” компании Платформа ОФД может мгновенно проверить статус электронного документа в личном кабинете в два шага:

Проверка статусов электронных документов

  1. Войдите в личный кабинет на edo.platformaofd.ru. На главном экране перейдите в режим «Документы с маркировкой».
  2. Найдите нужный документ и в последнем столбце «Состояние» щелкните на знак «i».

Знак «i» — цветовой индикатор. Он может быть:

  • зеленым – документ корректно обработан в ЦРПТ, переход права собственности на товар осуществлен;
  • желтым – документ в обработке в Честном ЗНАКе. Вы также сможете прочитать детальную информацию: на каком этапе обработки документ находится (из тех 4-х, которые мы указали выше).
  • красным – ошибка обработки. При детальном просмотре статуса можно понять, на каком этапе обработки документа произошла ошибка и ее конкретные причины

Важно: Ошибки в документах ведут к неприятным последствиям. Если код маркировки, нанесенный на товар, не соответствует коду, который указан в электронном документе – это значит, что участник оборота передал право собственности на товар, который ему не принадлежал. Нарушителю грозит штраф по ст. 15.12.1 КоАП в размере:

  • от 1 до 5 тыс. рублей – для должностного лица;
  • от 50 до 100 тыс. рублей – для организации.

Допустим, произошла ошибка обработки документа. Давайте разберем, как ее исправить.

Как исправить ошибку?

Итак, вы нашли ошибку на одном из этапов обработки. Вы сможете не только просмотреть детальную информацию, но и скачать ответ Честного ЗНАКА.

В ответе будет приведена расшифровка причины ошибки. Они могут касаться:

  1. Участников документооборота Например, участник не зарегистрирован в соответствующей товарной категории, по которой идет переход права собственности на маркированную продукцию.
  2. Электронного документа Например, данный документ уже ранее поступал в ГИС МТ.
  3. Маркированной продукции в документе Например, в электронном документе присутствуют некорректные коды маркировки.

Теперь, когда причина ошибки ясна, выполните необходимые действия, чтобы исправить ситуацию.

Сервис Платформа ЭДО — это просто, доступно, надежно. Он обеспечивает интеграцию с системой маркировки товаров, дает бесплатные готовые обработки к 1С, работает по роумингу со всеми крупными операторами ЭДО.

Пользуйтесь ЭДО в личном кабинете ОФД. Узнать больше о возможностях личного кабинета вы можете здесь. А по этой ссылке вы сможете скачать подробную инструкцию.

Подтверждение подлинности электронного документа

Чтобы электронные документы обладали юридической силой, их заверяют квалифицированной электронной подписью (КЭП) — аналогом собственноручной подписи и печати компании на бумаге. КЭП позволяет точно установить ее владельца и защитить документ от несанкционированных изменений. Чтобы подтвердить подлинность такого документа, нужно проверить электронную подпись. Расскажем, как это сделать.

В этой статье:
  • Юридическая сила электронных документов
  • Можно ли предоставить электронный документ в суд
  • Правовое регулирование электронных документов
  • Зачем проверять подлинность электронного документа
  • Как проверить подлинность электронного документа
  • Юридическая сила электронной подписи
  • Способы проверки ЭП

Отправляйте юридически значимые документы онлайн через Диадок

Юридическая сила электронных документов

В 2011 году Минфин РФ сделал законным обмен счетами-фактурами в цифровом виде с использованием электронной подписи (ранее — электронная цифровая подпись или ЭЦП). Условия использования ЭЦП на законодательном уровне определили еще в 2002 году, опубликовав Федеральный закон от 10.01.2002 №1‑ФЗ. Это были первые шаги в развитии и распространении юридически значимого электронного документооборота (ЭДО).

Электронный документ — это файл, подписанный электронной подписью. Нельзя считать официальным документом скан договора или его версию в формате DOCX. Как мы писали выше, чтобы цифровой документ имел юридическую силу, он должен быть подписан ЭП.

Федеральный закон от № 63-ФЗ выделяет три вида электронных подписей.

Подтверждает авторство, но не гарантирует неизменность документа после подписания. Её используют для получения услуг на портале Госуслуги, при банковских транзакциях, аутентификации на сайтах.

Применяют в электронном документообороте внутри компании и с контрагентами. Требуется заключить соглашение о взаимном признании юридической силы таких подписей.

Наделяет документы юридической силой, гарантирует, что после подписания в итоговую версию не вносились изменения. Используют для обмена документами с контрагентами, подачи отчетности в налоговую и другие органы.

Другой критерий подлинности документа — оформление и содержание. В нем должны быть отражены: наименование, дата, место составления, номер, реквизиты сторон.

Существуют электронные документы с форматом, установленным законом, их называют формализованными. Например, счет-фактура, УПД, акт приема-передачи, ТОРГ-2 и другие. Среди формализованных документов есть обязательные и необязательные. Документ, который обязательно передавать в утвержденном формате, может быть создан только в соответствии с инструкциями, определенными регулятором. Если документ формализованный, но не обязательный, компания может оформлять его по установленному формату, либо использовать свой. К необязательным относят акт приемки работ, акт приемки и расхождений, документы о передаче товаров, ТОРГ-12. Также есть неформализованные документы, форматы которых не определены законодательно. Подробнее об этом читайте здесь.

Обязательными формализованными документами можно обмениваться только через операторов электронного документооборота. Сервис ЭДО Контур.Диадок от оператора СКБ Контур обеспечивает легитимность такого обмена, а также предоставляет клиентам удобную функциональность для комплексного сопровождения бизнес-процессов.

Диадок обеспечивает выполнение требований законодательства при обмене документами между хоз.субъектами, снижает расходы компании на бумагу и курьерские услуги, создает возможности для оптимизации процессов и хранения документов.

Сервис ЭДО подтверждает легитимность подписи и соответствие формату, если тот установлен ФНС. О том, как выбрать оператора ЭДО и начать работу, рассказываем в статье.

С помощью юридически значимого электронного документооборота компания может:

  • вести внутренний документооборот, например, кадровый учет, издавать приказы, распоряжения;
  • работать с контрагентами: заключать договоры, отправлять и получать закрывающие документы, выставлять счета;
  • подавать отчетность в контролирующие органы;
  • регистрировать онлайн-кассы;
  • работать с маркированными и прослеживаемыми товарами.

Можно ли предоставить электронный документ в суд

В России электронный документ имеет юридическую силу и может быть представлен в суде в качестве доказательства, если соответствует требованиям законодательства и подписан ЭП.

Электронный документ считается достоверным, если:

  • факты, результаты деятельности, проводимые операции соответствуют тому, что написано в документе;
  • его можно использовать в качестве источника информации для последующей деятельности или операций;
  • был оформлен в системах, которые обычно используют для данного типа документов, например в сервисе ЭДО;
  • был составлен лицами, которые знают обо всех обстоятельствах, отраженных в документе;
  • был оформлен в момент возникновения события или сразу после него.

Документы, отправленные в суд, будут проверяться на соответствие критериям:

  • указание обязательных реквизитов сторон,
  • наличие действующей ЭП,
  • соответствие юридическим критериям,
  • подписание уполномоченным лицом,
  • отсутствие признаков подделки.

Также можно предоставлять электронные документы в качестве письменных доказательств, если они соответствуют критериям достоверности и в них указана информация, которая относится к предмету спора. Это могут быть договоры, контракты, соглашения, УПД и прочее.

Правовое регулирование электронных документов

Правовое регулирование электронных документов в России началось в 2011 году, когда был принят Федеральный закон № 63-ФЗ, который установил правила использования ЭП для подтверждения ее авторства и подлинности.

Выше мы указывали нормативные акты, которые регламентируют юридическую силу электронного документооборота. Кроме того, стоит обратить внимание на:

  • Налоговый кодекс РФ. Статья 169 регулирует составление и выставление счетов-фактур в электронном виде, статья 93 — передачу отчетных электронных документов в ФНС при налоговой проверке.
  • Гражданский кодекс РФ. Статьи 160 и 434. 160 статья регламентирует совершение сделок в письменном виде, в том числе с помощью электронных технических средств. 434 статья регламентирует возможность составления договора в письменной форме, путем составления одного документа, в том числе электронного.
  • Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Статья 9 устанавливает возможность обмена электронными первичными документами и правила их оформления.
  • Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ. Статья 2 определяет термины, связанные с электронными документами.
  • Прочие постановления и приказы. Регулируют ЭДО по конкретным направлениям.

Подтверждение подлинности электронного документа — важный момент в работе с контрагентами, государственными органами, а также с электронным документооборотом в целом.

Зачем проверять подлинность электронного документа

Цифровые документы верифицируют, чтобы избежать ситуаций, связанных с мошенниками или недобросовестными контрагентами. Так, перед подписанием договора стоит проверить не только все пункты, указанные в документе, но и другие моменты: правильность оформления, наличие обязательных реквизитов, статус электронной подписи.

Также проверка электронных документов помогает удостовериться в чистоте сделки, корректном ведении учета и оформлении отчетности. В перспективе это поможет исключить финансовые и репутационные риски, избежать штрафов и санкций.

Проверка подлинности начинается с проверки ЭП. Признаки действующей подписи:

  • есть сертификат ключа ЭП с неистекшим сроком;
  • есть подпись владельца сертификата;
  • сформирована для конкретного документа, который после подписания не редактировался.

Если сертификат подписи в порядке, с его помощью можно:

  • установить подписанта,
  • подтвердить подлинность документа,
  • проверить срок действия сертификата.

Если в компании используют ЭДО, важно следить за сроком действия сертификата подписи каждого сотрудника, участвующего в документообороте. Если срок истек, то такая подпись становится недействительной, и сотрудник не может подписывать документы.

С 1 сентября 2023 года работникам юрлиц и ИП, у которых нет сертификата сотрудника юрлица, для подписания электронных документов необходимы сертификат ЭП физлица и машиночитаемая доверенность (МЧД). Узнайте, как перейти на МЧД

Как проверить подлинность электронного документа

Чтобы убедится в подлинности документа, понадобится проверить:

  • сертификат ЭП: срок действия и соответствие ФИО подписанта данным в подписи;
  • наличие машиночитаемой доверенности и корректность указанных полномочий подписанта, если документ подписан ЭП физического лица;
  • содержательную часть;
  • соответствие формату, если документ формализованный.

Если перевести это в шаги, то необходимо:

  1. Проверить ЭП. Как это сделать, расскажем ниже.
  2. Установить, какой перед вами документ — формализованный или неформализованный. В первом случае понадобится проверить формат на соответствие установленному.
  3. Проверить содержание. Корректны ли данные контрагента, есть ли обязательные реквизиты.
  4. Проверить МЧД, если документ подписан ЭП физлица.

Чтобы упростить проверку, пользуйтесь сервисами ЭДО. Например, оператор СКБ Контур предлагает сервис Диадок, который автоматически проверяет срок действия сертификата электронной подписи и соответствие документа установленному формату.

Безопасный обмен документами с контрагентами онлайн

Юридическая сила электронной подписи

Квалифицированная электронная подпись равнозначна обычной рукописной и может использоваться для удостоверения большинства документов, в том числе договоров, актов, счетов-фактур. Технически электронная подпись — это файл, который создается средствами криптографической программы «КриптоПро» при обращении пользователя к своему сертификату.

Способы проверки ЭП

Электронную подпись необходимо проверять самостоятельно с помощью специальных программ и сервисов. Верифицировать можно два вида подписей: НЭП и КЭП. Проверку проводят в следующих случаях:

  • работодатель получает трудовой договор от физического лица;
  • контрагенты заключают сделку онлайн вне системы ЭДО;
  • заказчик принимает котировочные заявки от участников тендера на почту, а не через цифровую торговую площадку;
  • банк проверяет подпись инспектора ФНС на электронной выписке из ЕГРЮЛ.

Подлинность цифрового документа неразрывно связана с подлинностью сертификата ЭП, поэтому важно:

  • убедиться, что документ был подписан действующим сертификатом ЭП;
  • проверить, что документ не был изменен после подписания;
  • проверить, что на подписи есть метка доверенного времени — момент создания электронной подписи удостоверяется удостоверяется специальным сервером точного времени;
  • удостовериться, что имя владельца сертификата соответствует имени подписанта;
  • убедиться, что сертификат не был отозван.

Успешная проверка подтвердит, что ЭП:

  • сформировали с помощью сертификата, действительного на момент подписания;
  • создал владелец сертификата;
  • предназначена для полученного документа.

Проверка подписи с помощью плагинов для Word, Excel и PDF

Плагин «КриптоПро Office Signature» помогает проверять подписи в программах Microsoft Office Word и Excel. Плагин устанавливают на компьютер.

Чтобы проверить подпись в Word или Excel, нужно:

  • нажать на значок подписи,
  • щелкнуть правой кнопкой мыши на строке подписи и выбрать пункт «Состав подписи».

Если все хорошо, программа выгрузит информацию о владельце подписи и действительности сертификата. Если с сертификатом что-то не так, появится сообщение о том, что подпись недействительна.

Чтобы проверить подпись в документе PDF, нужно установить другой плагин — КриптоПро PDF. Также потребуется криптопровайдер КриптоПро CSP. Для проверки подписи:

  • откройте подписанный файл,
  • нажмите кнопку «‎‎Signatures» в панели слева,
  • выберите ЭП для проверки и щелкните правой кнопкой мыши, чтобы вызвать контекстное меню,
  • выберите пункт «‎‎Validate Signature».

Программа проверит подпись и откроет окно с результатом.

Проверка подписи в отдельных сервисах

Есть специальные программы, которые устанавливаются на компьютер и позволяют проверять подписи вне систем ЭДО. Например, Контур.Крипто. Для проверки ЭП в ней необходимо выбрать тариф: бесплатный пробный на 30 дней или «Премиум». Проверить получится электронную подпись, хранящуюся в отдельном файле.

Проверка подписи на портале Госуслуг

В специальном разделе на сайте Госуслуг есть возможность проверить подлинность электронной подписи, созданной для конкретного документа. Чтобы начать проверку, загрузите файл, введите капчу и нажмите «Проверить».

После сервис покажет данные о владельце сертификата, удостоверяющем центре, который его выдал, и сроке действия подписи.

Проверка подписи в веб-сервисах

Контур.Крипто — сервис Контура для создания и проверки подписей. Мы говорили о нем выше. В Крипто можно совершать до 29 бесплатных операций в месяц.

Как проверить подпись в сервисе

  1. Перейдите по ссылке.
  2. Загрузите файл.

Загрузите файл

Выберите подпись и загрузите файл

Если по результатам проверки ЭП действительна, то и документ, который ей подписан, обладает юридической силой. Подробнее об алгоритме проверки и результатах можно узнать на сайте сервиса.

Перейдите на электронный документооборот в Диадоке и упростите работу с контрагентами

Что такое электронный документооборот и как он работает

Можно подписывать документы на бумаге, но это долго и неудобно, плюс они занимают место, теряются, их сложно искать. Электронный документооборот (ЭДО) — это процесс, который ускоряет и упрощает передачу информации клиентам, поставщикам, госорганам и внутри компании, позволяет контролировать взаиморасчеты между организациями или территориально удаленными подразделениями. Все документы при этом создаются в электронном виде, подписываются электронной подписью, а значит, имеют юридическую силу.

Что вы узнаете

  • Кому подходит
  • Схема работы
  • Преимущества ЭДО
  • Как совмещать бумажный ЭДО с электронным
  • Как понять, что пора переходить на ЭДО
  • Как начать работу с ЭДО
  • Какую ЭП использовать
  • Частые вопросы

Кому подходит

Система электронного документооборота на крупном предприятии с сотнями и тысячами внешних документов в месяц помогает снизить издержки и сэкономить сотни тысяч рублей в год, а также уменьшить риски, связанные с потерей документов, ошибками и штрафами от налоговой.

Малому и среднему бизнесу важно получать оплату за товары или услуги в день выставления документов, безбумажный документооборот поможет им ускорить этот процесс, ведь чем быстрее документы дойдут до получателя, тем быстрее их оплатят. Пускай сейчас предприниматель заключает пару-тройку контрактов в месяц и не нуждается в ведении электронной документации, но у него могут появиться крупные заказчики, которые работают только по ЭДО, и потребуют подключиться.

Схема работы

Неважно, какого размера ваш бизнес, схема ЭДО для работы с документами будет одинаковой.

  1. 1. Отправитель создает документ, подписывает своей ЭП и отправляет контрагенту.
    Если получатель еще не пользуется технологией электронного документооборота, то получит на электронную почту приглашение зарегистрироваться.
  2. 2. Контрагент получает документ, утверждает его или отклоняет, указав причину.
  3. 3. Отправитель получает подписанный контрагентом экземпляр.
    Если были замечания, исправляет документ и отправляет корректировку либо генерирует новый электронный документ.

Преимущества ЭДО

  • Работа с электронным документооборотом прозрачна — вы видите все этапы обработки и сможете понять, на ком «завис» документ.
  • Меньше рутинной работы — снижается количество ошибок и потерь времени при оформлении документов.
  • Документы в электронном виде не потеряются — их не придется выставлять заново.
  • Конфиденциальная информация в безопасности — документы передаются по защищенным каналам связи.
  • Уменьшаются расходы — на бумагу, печать, канцелярию, отправку документов и содержание архива.

Как совмещать бумажный ЭДО с электронным

Быстро перейти только на электронные документы у вас не получится, да и не все ваши контрагенты будут пользоваться ЭДО. Вам придется хранить и бумажные оригиналы, и их скан-копии — их можете хранить у себя в учетной системе или в отдельном архиве. В СБИС к архиву электронных документов можно добавлять сканы бумажных оригиналов, чтобы находить их по первому требованию и без лишних усилий. Система напечатает на бумажном документе QR-код, по которому быстро свяжет скан с электронным документом.

Как понять, что пора переходить на ЭДО

Проверьте себя по небольшому чек-листу. Если на большинство утверждений вы ответите «нет», то значит, самое время ознакомиться с рынком систем электронного документооборота и подобрать подходящую.

  • В спорной ситуации вы легко найдете не просто карточку документа, но и подписанные оригиналы, и даже скан-копии бумажных документов.
  • Вы понимаете, на ком зависло подписание, так как видите всю цепочку согласования документа.
  • Вы видите, какие из выставленных документов подписаны контрагентами, а какие — нет.
  • По запросу ФНС вы быстро отберете и отправите документы по конкретному контрагенту за определенный период.

На что обратить внимание при выборе оператора ЭДО:

  • возможность ведения архива документов с удобным поиском по фильтрам;
  • разграничение прав доступа различным категориям сотрудников;
  • персональные доработки СЭД под потребности компании;
  • интеграция с сервисами, которые уже используете — CRM, банковские и бухгалтерские системы, ПО для кадрового учета и т.д.;
  • доступ и работа в электронной системе документооборота с различных мобильных устройств.

Подключить ЭДО в СБИС

Как начать работу с ЭДО

Для обмена электронными файлами участники процесса должны:

  1. 1. купить электронную подпись;
  2. 2. подключиться к оператору данных;
  3. 3. внедрить систему электронного документооборота.

С последним пунктом помогут специалисты компании-оператора: настроят бизнес-процессы для документооборота в вашей организации, обучат сотрудников, помогут пригласить контрагентов к ЭДО. В СБИС уже есть типовые форматы первичных документов для организаций разных сфер бизнеса — подключились и можно пользоваться без дополнительных настроек. А также под ряд клиентов уже созданы адаптированные модели ЭДО, например, обмен данными со сбытовой компанией, документооборот, в том числе и в системе EDI, с несколькими торговыми сетями, заключение договоров с тремя и более сторонами, электронная подпись на сайте и электронные документы с физлицами.

Присоединяйтесь к нашему сообществу в Telegram — там новости появляются

Какую ЭП использовать

Для обмена первичной документацией с контрагентами вам потребуется квалифицированная подпись (КЭП). Ее же используют для сдачи отчетности в госорганы, участия в госзакупках и других видах торгов. С помощью КЭП можно зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС, подать в суд или заключить трудовой договор с удаленным сотрудником без личной встречи.

Неквалифицированная подпись подойдет для внутреннего документооборота (для подписания приказов, инструкций, заявлений, справок) и обмена документами с иностранными контрагентами.

Простую подпись компании используют редко, в основном она требуется физлицам для отплаты штрафов ГИБДД, получения некоторых услуг на портале «Госуслуги», покупок в интернете и т.п.

Отличия электронных подписей

Простая Неквалифицированная Квалифицированная
Способ выдачи Самостоятельно, при регистрации на сайте В любом УЦ В аккредитованном УЦ
Защита документа от подделки Не защищает Защищает Защищает
Юридическая значимость Требует соглашения о признании Требует соглашения о признании Равна собственноручной подписи
Носитель Любой Любой Защищенный (Рутокен, eToken)
Стоимость Бесплатно Бесплатно или от 200 рублей От 500 рублей

У меня уже есть электронная подпись, подойдет ли она для ЭДО?

Если у вас есть ЭЦП, которую вы используете для отчетности, маркировки, ЕГАИС, можете смело использовать ее для ЭДО. Подписи для клиент-банка подойдут не все — там, как правило, нет информации о компании или они выдаются УЦ, которые не входят в сеть доверия ФНС.

Я буду передавать электронные документы через интернет, не перехватят ли их злоумышленники?

В большинстве продуктов ЭДО предусмотрены технические решения по защите конфиденциальной информации, устраняющие все или большинство рисков. В их числе: доступ в аккаунт по логину/паролю или сертификату цифровой электронной подписи, разграничение прав и запись всех действий пользователей в журнал событий, шифрование документов при хранении и передаче, использование для отправки информации защищенных протоколов, исключающих перехват данных третьими лицами.

Какой формат можно использовать для первичных документов?

Счета-фактуры, УПД и корректировки к ним должны четко соответствовать требованиям ФНС и передаваться в xml-формате. Для остальной первичной документации (акты, ТОРГ-12, договоры, кассовые документы и т.д.) нет жестких законодательных требований. А значит, их можно создавать и передавать в неформализованном виде, в форматах doc, xlsx, pdf, jpg и др. Если документ подписан усиленной электронной подписью, то он является юридически значимым, его не нужно распечатывать и подписывать собственноручно. Для удобства мы собрали в таблицу все законы, регламентирующие форматы документов:

Тип документа Формат Закон
Счет-фактура и УПД, в том числе корректировки к ним Обязателен xml Ст. 169 Налогового кодекса РФ
Приказ Минфина от 10.11.2015 № 174н
Постановление от 26.12.2011 № 1137
Приказ ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@
Торг-12
Акт приемки-сдачи
Рекомендован xml, допускается пользовательский формат Ст. 9 Федерального закона 402-ФЗ
Приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@
Приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@
Договор
Кассовые документы
Остальные документы
Пользовательский формат Ст. 160 Гражданского кодекса РФ
П. 4.7 Указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У
Ст. 6 Федерального закона 63-ФЗ

В чем разница между СЭД и ЭДО?

Система электронного документооборота — это программное обеспечение, которое помогает организовать работу с документами компании. В основном СЭД используют для автоматизации внутреннего документооборота, когда сотрудники организации могут просмотреть и подписать документы в одной программе. Для внешнего обмена, чтобы отправить электронные документы контрагентам, используют ЭДО. Некоторые системы электронного документооборота используют специальные надстройки для ЭДО, в СБИС же ЭДО встроен.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *